SuperOffice spelar en viktig roll i vårt dagliga arbete för att kunna ge våra kunder bästa möjliga service.
Liina Veidemann Sales Development Manager

Utmaning

Volvo Financial Services (VFS) är Volvokoncernens globala leverantör av finansiella tjänster för lastbils-, anläggnings-, buss- och marinbranschen.

VFS har cirka 25 000 aktiva avtal i portföljen och tar emot drygt 24 000 kundärenden om året. Alla inkommande ärenden hanterades via Outlook, vilket medförde att det var svårt att få en överblick, uppföljningen blev bristfällig och det blev svårt att mäta. Informationen kunde inte delas med övriga i organisationen, vilket resulterade i att det blev omöjligt att få en samlad bild på kundnivå.

VFS är en process-styrd organisation och den manuella hanteringen av VFS alla tydliga processer blev till slut en ohållbar situation för både medarbetarna och ledningen.

VFS säljare och administratörer använder sedan tidigare SuperOffice CRM. En utmaning som säljkåren upplevde var onödiga ledtider, då säljaren inte kunde skapa en offert innan administrationsavdelningen registrerat företaget i deras ERP-system.

Att gå från att ta emot kundserviceärenden i Outlook till SuperOffice Service har gett oss en mycket bättre överblick.
Johan Bengtsson

Lösning

VFS såg stora synergier av att få en helhetslösning med ärendehantering ihopkopplat med det befintliga CRM-systemet.

Sommaren 2016 påbörjades projektet att införa SuperOffice Service i hela den nordiska organisationen för att kunna följa kundhistorik, hantera överlämningar och eskaleringar professionellt, samt för att få fram bra rapporter och statistik.

För att minimera den interna ledtiden för alla säljare från det att ett prospekt är identifierat tills att en offert ska skickas har VFS skapat en lösning i SuperOffice som gör att säljarna inte längre behöver lägga upp företaget i Coreview (ERP). Hela prospekteringsfasen hanteras direkt från SuperOffice och informationen skjuts över till ERP- och kalkylsystemet, samt att viktig information från ERP-systemet görs synligt i SuperOffice. Säljarna kan bland annat se viktig information som kreditrating, antal lastbilar, kreditlimits och betalningshistorik.

 

Resultat

VFS har nu en tydlig struktur för att kunna mäta på antal ärenden och hur mycket tid de lägger ner både internt och externt.

Det har fått bättre kontroll över högt prioriterade ärenden och uppföljningen är mycket effektivare.

Säljarna får en tydlig bild över hela kundens engagemang genom synbarheten av alla pågående ärenden i systemet. Genom att alla nya kunder numera skapas i SuperOffice och sedan skickas över till ekonomisystemet har risken för att dubbelregistera kunder eliminerats och en stor administrativ tidsvinst uppnåtts.

All viktig information gällande kundrelationen som ligger i ERP-systemet speglas över till SuperOffice och säljaren är alltid uppdaterad och kan fatta korrekta beslut baserat på fakta.

Alla dokumentmallar som är unika för varje marknad är nu enkla att hitta och säljarna kan enkelt hålla koll på vad som ska offereras i ett senare skede.

För att kunna ge ännu bättre service till sina kunder, står en integrerad telefonilösning och SuperOffice Chat näst i tur att implementera.

Viktigaste fördelarna

  • Alla medarbetare har en 360 graders vy av kunden, som gör att de kan leverera bättre service till sina kunder
  • Säljarna hittar kundinformationen utan att behöva fråga administrationsavdelningen
  • Bättre datakvalitet, tack vare integrationen mellan ERP-systemet Coreview och SuperOffice, all data är lika i båda systemen
  • Tidsbesparande effekter av att dubbelregistrering undviks
  • Mätbarhet i systemet
  • Flexibiliteten och skalbarheten i SuperOffice