SuperOffice CRM har kunnat ersätta en stor del av våra interna mejl och telefonsamtal. Nu spelar det ingen roll längre att vi sitter utspridda. All information ligger samlad på ett ställe – tillgänglig för alla.
Eva Yanni-Rosenlund Verksamhetsutvecklare

Utmaning

Yrgo erbjuder utbildningar inom områden där näringsliv och offentlig sektor har sagt sig behöva fler kompetenta och engagerade medarbetare.

Yrgo är en del av Göteborgs Stad Utbildning och har ett av Sveriges bredaste utbud av yrkeshögskoleutbildningar.

Yrgo bedriver över 40 olika utbildningar med flertalet parallella klasser samtidigt, och utbildar drygt 1 700 personer varje år. Målsättningen är att alla studerande ska få ett jobb inom det område de utbildat sig för direkt efter utbildningen. Därför drivs och utvecklas utbildningarna i nära samarbete med privata företag, offentlig verksamhet, branschorganisationer och högskolor.

Yrgo har daglig kontakt med praktikföretag, samarbetspartners, föreläsare och konsulter samt med nuvarande och tidigare studerande. Kopplat till varje enskild utbildning finns även en ledningsgrupp med ca 8–10 yrkesverksamma branschmedlemmar. För Yrgo handlar det alltså om ett nätverk med tusentals kontakter som tidigare inte varit tillgängliga i en och samma plattform, utan fördelade mellan olika system med olika syften.

Enskilda medarbetare hade egna Excellistor sparade lokalt på sina datorer, vilket kunde innebära att viktig information varken delades inom verksamheten eller i vissa fall inte gick att spåra. Om någon i personalen slutade blev bristerna med Excelfiler än tydligare.  Informationen fanns ofta på flera olika filer, och innehållet var ofta inaktuellt, ingen riktig historik fanns tillgänglig vilket ledde till mycket onödigt dubbelarbete. Det var även svårt att få en överblick av antalet undervisande konsulter som var avtalade under utbildningsåret och inom vilka specialistområden de verkade.

Dessutom gjordes mejlutskick till stor del via studiesamordnarnas egna mejlkonton, vilket var långt ifrån optimalt dvs. det var sämre leveransbarhet, svarsfrekvens och möjligheter för uppföljning samt brist på enhetliga och proffsiga e-postmallar.

Detta gjorde Yrgo mer sårbart och var i mångt och mycket avgörande i valet av CRM-system.

Från att ha haft begränsad koll på vilka företagskontakter vi har inom Yrgo, har vi gått till drygt 7000 transparenta kontakter som alla i verksamheten kan använda för att t.ex. få fler konsulter, praktikföretag, sponsorer och stödföretag till våra utbildningar. Det är värt otroligt mycket översatt i effektivitet och reda pengar.
Eva Yanni-Rosenlund

Lösning

Yrgo behövde ett CRM-system där alla i organisationen kunde lagra och dela kontaktinformation på ett och samma ställe med komplett kommunikationshistorik som gör att varje kundkontakt kan genomföras med en högre grad av professionalitet.

Valet föll på SuperOffice CRM just tack vare överblicken och transparensen mellan samtliga systemanvändare. Möjligheten att automatiskt skapa färdiga avtal direkt från SuperOffice samt den sömlösa integrationen mellan SuperOffice CRM och eMarketeers kraftfulla Marketing Automation-funktioner var ytterligare faktorer som vägde in.

Resultat

Idag använder Yrgo SuperOffice CRM flitigt för kontakthantering, avtalsskrivning och e-postmarknadsföring. Genom att alla arbetar i samma system med gemensamma processer och strukturer har effektiviteten ökat markant.

Berörd personal inom verksamheten kan dessutom uppdatera och ta del av information i realtid oavsett var de befinner sig.

Kontakter i Yrgos nätverk är endast en enkel sökning bort. Numera är det smidigt att söka efter undervisande konsulter med rätt profil inför varje kurstillfälle, vilket sparar arbetstid för personalen och upplärningstid för undervisande konsulter.

Yrgo ser stora vinster med integrationen mellan SuperOffice CRM och eMarketeer. Hanteringen av stora mängder e-postutskick har förenklats och pricksäkerheten i urvalsprocessen har blivit bättre. Svarsfrekvensen på utskick och kampanjer är mycket högre idag i jämförelse med tidigare. Att få sofistikerade automatiserade flöden är en viktig del för att hålla en relevant kommunikationsnivå med alla Yrgos tusentals intressenter.

Viktigaste fördelarna

  • Ökad transparens inom verksamheten
  • Resurseffektiv e-postmarknadsföring med bättre svarsfrekvens
  • Minskat dubbelarbete och potential för misstag
  • All kommunikationshistorik samlad på samma ställe
  • Tydligare struktur för filhantering
  • Sömlös koppling till eMarketeers kraftfulla Marketing Automation-funktioner