Varje möjlig affär utvärderas noggrant – ”hitraten” har ökat från 18% till 30%.
Joakim Gustafsson Chef kalkyl och affärsanalys

Utmaning

Martinsons Byggsystem är en av Sveriges största familjeägda träförädlingsindustrier med starka rötter i Västerbotten.

En av de viktigaste anledningarna till Martinsons position inom svenskt träbyggande är att de hela tiden utvecklar smartare sätt att använda trä på. Företaget har två anläggningar med produktion placerade i Bygdsiljum och Kroksjön samt kontor i Bygsiljum, Kroksjön och Umeå.

Martinsons Byggsystem arbetar med projektverksamhet inom byggnader, bostäder och broar. Alla affärer som säljs, drivs senare i projektform med ett marknadsledande management samt konstruktion och cad.
Deras säljorganisation som är utspridd på ovan tre orter, hade tidigare sina egna kontakter med inkommande förfrågningar och supportärenden som var och en hanterade själv. Det gjorde det svårt att ta hand om och säkerställa att alla förfrågningar som kom in blev hanterade och inte bara stannade i en individuell e-postinkorg. Det innebar även att erfarna säljare med stora kontaktnät stod för 75% av affärerna och att nya säljare fick lägga mer dyrbar tid och energi på att jobba upp sina kontaktnät, samt att de skapade en väldigt ojämn arbetsbelastning. Här saknades en överblick och ett transparent arbetssätt för att göra en rättvis kundfördelning och för att få en tydlighet i nyckeltal, antalet besök och interaktioner med varje kund.

Det var också svårt för säljarna att avgöra vilka affärer de skulle tacka ja respektive tacka nej till. De hade inget bra stöd för att kunna segmentera och värdera lönsamhetspotentialen för varje inkommen förfrågan.

Att tänka långsiktigt är en av ledstjärnorna inom Martinsons och därför togs beslutet att investera och utveckla sin organisation med hjälp av ett sälj-/kundstödsverktyg för att helt ändra på arbetssätt, affärsmässigheten och inte minst för att öka hitraten.

Med SuperOffice CRM kan vi hantera kundärenden snabbare och har minskat vår svarstid till kund med 20% och alla kunder får ett svar inom 24 timmar.
Joakim Gustafsson

Lösning

I steg ett skapades ett kundcenter där nu samtliga ärenden kommer in via SuperOffice Service. Där skapas försäljningarna upp och varje förfrågan utvärderas och fördelas därefter ut jämnt bland säljarna.

Genom denna lösning skapades ett system som även bidrog till att kunna ta smarta och genomtänkta beslut och utarbeta detaljerade sälj- och marknadsplaner. En annan viktig parameter är att systemet hjälper till att få fram beslutsgrundande data till budgetprocessen.

I steg två byggdes ett system för att hantera all administration kring projektverksamheten direkt från SuperOffice CRM. Här sker t ex all dokumenthantering, avvikesleregistrering och kalenderbokningar. Systemet är även ihopkopplat med andra system för att visuellt kunna visa upp relevant data för projektledarna i SuperOffice CRM.

Resulat

Genom en tydlig målbild över resan tillsammans med SuperOffice, så har Martinsons bland annat kunnat öka sin hitrate från 18% till 30% och kan nu också på ett bra sätt tacka nej till inkommande förfrågningar som inte kommer att bli lönsamma eller passar i deras segment.

Inga förfrågningar försvinner och transparens hos alla medarbetare skapar en större medvetenhet som bidrar till att Martinsons fortästter ta marknadsandelar inom träbyggandet.

Genom att nyckeldata nu registreras på ett mer sofistikerat sätt i SuperOffice CRM, får Martinsons värdefulla prognoser som ligger till grund för beslut som tas.

Genom mätning och uppföljning av aktiviteter kan de lättare se avvikelser i olika produktsegment som gör att de nu kan skapa en mer riktad marknadskommunikation mot valda segement.

Det sker kontinuerligt vidareutveckling av SuperOffice CRM för att effektivsera och automatisera deras flöden. Allt för att göra det smidigare för medarbetarna och öka tillgänglighet och service till kund.

Viktigaste fördelarna

  • Samordning av alla inkommande ärenden, inga ärenden ”faller längre mellan stolarna” i säljarnas egna inkorgar.
  • Kan tacka nej till ca 15% av alla förfrågningar och har ökat hitraten från 18% till 30%
  • Smarta automationer
  • Möjligheten till att få ut värdefulla prognoser och data
  • Projektverksamheten kan administrera, utläsa och registrera värdefull data i pågående projekt
  • Jämn fördelning av ärenden bidrar till att säljarna har mer kontroll
  • Alla på företaget kan ta del av all kommunikation som sker med en kund
    Nöjdare kunder och ökat fokus på affärsmässighet
  • Flexibiliteten att kunna utveckla SuperOffice-lösningen efter specifika behov