SuperOffice integritetspolicy

Denna integritetspolicy publicerades den 20 mars 2018. Du kan läsa den föregående versionen här.

På SuperOffice skyddar och respekterar vi din integritet i enlighet med EU: s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) 2016/679 av den 27 april 2016. Denna integritetspolicy förklarar när och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi använder dem, under vilka förutsättningar vi kan lämna ut dem till andra och hur vi skyddar dem. Integritetspolicyn gäller vid användningen av våra produkter och tjänster och för de åtgärder vi vidtar för att fullgöra våra åtaganden i kundkontrakt, samt vid försäljning och marknadsföring. Den gäller också för den som söker jobb på SuperOffice.

Vilka är vi?

SuperOffice AS utvecklar och tillhandahåller programvara för hantering av kundrelationer (Customer Relationship Management – CRM) som stödjer våra kunders marknadsförings-, försäljnings- och kundserviceprocesser. Vårt huvudkontor finns i Oslo i Norge och vi har dotterbolag i Norge, Sverige, Danmark, Tyskland, Nederländerna, Storbritannien, Schweiz och Litauen. Huvudkontorets registrerade adress är Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norge. SuperOffice AS är personuppgiftsansvarig och vårt dataskyddsombud kan kontaktas via e-post: privacy@superoffice.com.

När samlar vi in personuppgifter om dig?

  • När du använder våra produkter.
  • När du är i personlig kontakt med oss -– brevledes, via telefon eller sociala medier eller via våra webbplatser.
  • När vi samlar in personuppgifter från andra legitima källor, som tredjeparts uppgiftsinsamlare, våra marknadsföringspartners, offentliga källor eller sociala nätverk. Vi använder bara dessa personuppgifter om du har gett ditt samtycke till att vi delar dem med andra.
  • Vi kan också samla in personuppgifter om det anses vara av legitimt intresse och om inte hänsyn till din integritet väger tyngre. Innan uppgifterna samlas in gör vi en utvärdering för att säkerställa att insamlingen är av gemensamt intresse för båda parter.

Varför samlar vi in och använder personuppgifter?

I första hand samlar vi in och använder personuppgifter för att genomföra direktförsäljning, direktmarknadsföring och kundservice. Vi samlar också in personuppgifter om leverantörer, partner och personer som söker jobb eller arbetar i vårt företag.

Vi kan använda dina uppgifter i följande syften – för att:

  • Skicka dig marknadsföringsmaterial som du har begärt. Det kan röra sig om information om våra produkter och tjänster, evenemang, aktiviteter och kampanjer samt för våra partners produkter och tjänster. Denna kommunikation är prenumerationsbaserad och förutsätter ditt samtycke.
  • Skicka dig information om produkter och tjänster som du har köpt från oss.
  • Genomföra direktförsäljningsaktiviteter om det finns ett legitimt och ömsesidigt intresse.
  • Ge dig information om innehåll och plats för webinarier eller evenemang som du har anmält dig till.
  • Besvara ett ”Kontakta mig”- eller annat webbformulär som du har fyllt i på någon av SuperOffice hemsidor (t.ex. för att ladda ned en guide).
  • Följa upp inkommande förfrågningar (kundsupport, e-postmeddelanden, chattar eller telefonsamtal).
  • Tillhandahålla åtkomst och tjänster i samband med en Free Trial av SuperOffice CRM.
  • Ge åtkomst till vår kundtjänstportal eller webbplatsen SuperOffice Community.
  • Fullgöra kontraktsenliga förpliktelser i samband med exempelvis orderbekräftelse, licensuppgifter, fakturor, påminnelser och liknande. Kontraktet kan ha upprättats direkt med SuperOffice eller med en SuperOffice-partner.
  • Meddela om eventuella störningar i våra tjänster (systemmeddelanden).
  • Kontakta dig med enkäter för att höra din åsikt om våra produkter och tjänster.
  • Behandla en jobbansökan.

Vår rättsliga grund för insamling av personuppgifter

Insamling av personuppgifter baserat på samtycke

Insamling av personuppgifter som baseras på den registrerades samtycke kommer att ske med hjälp av samtyckesformulär där den registrerades samtycke dokumenteras. Den registrerades samtycke kommer alltid att dokumenteras och lagras i våra system.

Insamling av personuppgifter baserat på kontrakt

Vi använder personuppgifter för att fullgöra våra förpliktelser enligt kontrakt och avtal med kunder, partner och leverantörer.

Insamling av personuppgifter baserat på legitimt intresse

Vi kan använda personuppgifter om det anses vara av legitimt intresse och om de registrerades integritetsintressen inte väger tyngre. För att fastställa rättslig grund för insamling av personuppgifter har normalt en bedömning gjorts i vilken ett gemensamt intresse mellan SuperOffice och den enskilde har identifierats. Den här rättsliga grunden är främst relaterad till våra försäljnings- och marknadsföringssyften. Vi kommer alltid att informera de registrerade om deras rätt till integritet och om syftet med insamlingen av personuppgifter.

Vilken typ av personuppgifter samlas in?

Vi samlar in namn, telefonnummer, titel och e-postadress samt ditt företags namn och kontaktuppgifter. Vi kan också samla in feedback, kommentarer och frågor från dig i kommunikation och aktiviteter som är relaterad till tjänsten, till exempel möten, telefonsamtal, dokument och e-post. Från våra webbplatser kan vi samla in IP-adressen och åtgärder som vidtas på webbplatsen.

Om du lägger upp foton eller videoklipp, gör inlägg eller lägger till kommentarer etc. på vår Community-webbplats kan informationen läsas av alla som har tillgång till den webbplatsen och användas för syften som varken SuperOffice eller du har någon kontroll över. SuperOffice tar därför inget ansvar för information som du lämnar på Community-webbplatsen.

Om du söker jobb på SuperOffice samlar vi in de uppgifter som du lämnar under ansökningsprocessen.

SuperOffice samlar inte in eller behandlar några särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. offentliga unika identifierare eller känsliga personuppgifter.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar personuppgifter så länge vi anser att det är nödvändigt för att uppfylla syftet för vilket personuppgifterna samlades in, samtidigt som vi beaktar vårt behov av att kunna svara på dina frågor eller lösa eventuella problem, att kunna uppfylla rättsliga krav enligt gällande lagar, att kunna bemöta eventuella rättsliga anspråk/klagomål samt för skyddsändamål.

Det innebär att vi kan behålla dina personuppgifter under en rimlig tidsperiod efter din senaste kontakt med oss. När de personuppgifter vi har samlat inte längre behövs kommer de att raderas på ett säkert sätt. Vi kan behandla personuppgifter för statistiska syften, men då kommer dessa uppgifter att anonymiseras.

Din rätt till dina personuppgifter

Du har följande rättigheter när det gäller dina personuppgifter:

  • Rätt att begära en kopia av dina personuppgifter hos SuperOffice.
  • Rätt att begära att SuperOffice korrigerar dina personuppgifter om de är felaktiga eller föråldrade.
    • Om du är kund eller partner och du har registrerat en profil på vår Community-webbplats kan du uppdatera din användarprofil genom att logga in på webbplatsen och redigera din profil.
    • Om du är kund och använder SuperOffice CRM Online kan du uppdatera din användarprofil i SuperOffice genom att logga in i SuperOffice, välja alternativet ”Visa min kontaktinformation” och redigera dina detaljer.
  • Rätt att begära att dina personuppgifter raderas när det inte längre är nödvändigt för SuperOffice att behålla dem.
  • Rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Till exempel ditt samtycke till att få marknadsföringsmaterial via e-post:
    • Om du vill återkalla ditt samtycke till e-marknadsföring använder du dig av länken för prenumerationsinställningar som finns i e-postmeddelandet vi skickat ut till dig om att vi lagrat dina kontaktuppgifter. Observera att du fortfarande kan få systemmeddelanden och administrativa meddelanden från SuperOffice, till exempel orderbekräftelser, systemmeddelanden och meddelanden om dina kontoaktiviteter.
  • Rätt att begära att SuperOffice förser dig med dina personuppgifter och, om det är möjligt, vidarebefordrar dem direkt (i ett portabelt format) till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen baseras på samtycke eller kontrakt.
  • Rätt att begära en begränsning av ytterligare uppgiftsbehandling om det råder tvist om personuppgifternas korrekthet eller behandlingen av dem.
  • Rätt att invända mot behandling av personuppgifter om behandlingen har baserats på legitimt intresse och/eller direktmarknadsföring.

Eventuella frågor om din rätt till integritet ska skickas till privacy@superoffice.com

Användning av kakor och webbfyrar

Vi använder kakor och webbfyrar (webbnavigeringsinformation) för insamling av information när du navigerar på företagets webbplatser. Navigeringsinformationen består av standardinformation från din webbläsare, t.ex. typ av webbläsare och språk, din IP-adress samt vilka åtgärder du vidtar på företagets webbplatser, t.ex. vilka webbsidor du visar och vilka länkar du klickar på.

Den här informationen används för att göra webbplatserna effektivare och för att tillhandahålla företags- och marknadsföringsinformation till webbplatsens ägare samt för att samla in uppgifter som webbläsartyp och operativsystem, refererande sida, navigering på webbplatsen, internetleverantörens domän etc. i syfte att få förståelse för hur besökarna använder webbplatsen. Kakor och liknande teknik hjälper oss att skräddarsy vår webbplats efter dina personliga behov, samt att upptäcka och förhindra säkerhetshot och missbruk. Kakor och webbfyrar i sig identifierar dig inte personligen.

Delar vi dina uppgifter med andra?

Vi varken delar, säljer, hyr ut eller för vidare dina uppgifter till tredje part utan ditt samtycke, förutom enligt vad som beskrivs nedan:

Tredjepartstjänsteleverantörer som arbetar för vår räkning:

Vi kan vidarebefordra dina personuppgifter till våra distributörer, agenter, underleverantörer och andra associerade organisationer i syfte att de ska tillhandahålla tjänster till dig för vår räkning.

Tredjepartsproduktleverantörer som vi samarbetar med:

Vi samarbetar nära med olika tredjepartsleverantörer för att kunna erbjuda dig en rad produkter och tjänster relaterade till CRM (t.ex. appar i vår App Store). När du frågar om eller köper en eller flera av dessa produkter kommer den relevanta tredjepartsleverantören att använda dina uppgifter för att ge dig information och fullgöra sina förpliktelser enligt de kontrakt som du har ingått med dem. I vissa fall behandlar dessa leverantörer dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträden och därför rekommenderar vi dig att läsa deras integritetspolicy och teckna ett databehandlingsavtal. Dessa tredjepartsleverantörer delar dina uppgifter med oss som vi sedan använder i enlighet med denna integritetspolicy.

Om det krävs enligt lag:

Vi kommer att lämna ut dina personuppgifter om det krävs enligt lag eller om vi, som företag, rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda vårt företags rättigheter och/eller för att åtlyda ett domstolsbeslut eller följa utslaget i en rättsförhandling eller rättslig process. Vi kommer dock att göra vad vi kan för att se till att dina personuppgifter även i fortsättningen är skyddade.

Användning av underleverantörer (personuppgiftsbiträden och underbiträden)

Vi kan använda underleverantörer för att behandla personuppgifter för vår räkning. Vi ansvarar då för att dessa förbinder sig att följa vår integritetspolicy och tillämplig dataskyddslagstiftning genom att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Om underleverantören behandlar personuppgifter utanför EU/EES-området måste sådan behandling vara i enlighet med EU: s Privacy Shield-överenskommelse, EU:s standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredje land eller annan särskilt angiven laglig grund för överföring av personuppgifter till tredje land.

Om en ny underleverantör anlitas eller om det sker ett byte av underleverantör till vår CRM Online-tjänst kommer kunderna att underrättas i enlighet med våra användarvillkor. En förteckning över godkända personuppgiftsbiträden ingår i vårt databehandlingsavtal som är tillgängligt i integritetscentret.

Ändringar av denna integritetspolicy

SuperOffice förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna integritetspolicy. Den gällande versionen finns alltid tillgänglig på våra webbplatser. Läs gärna igenom integritetspolicyn någon gång ibland för att hålla dig uppdaterad om innehållet.

Om vi gör ändringar som väsentligt förändrar vår integritetspraxis meddelar vi dig via e-post eller via våra webbplatser innan ändringen träder i kraft.

Din rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Om du är missnöjd med hur dina personuppgifter har behandlats kan du i första hand kontakta  privacy@superoffice.com.

Om du fortfarande är missnöjd har du rätt att vända dig till din nationella tillsynsmyndighet för beslut. Tillsynsmyndigheterna kan kontaktas på följande adresser:

  • Sverige:
    Datainspektionen 
    www.datainspektionen.se
  • Danmark:

    Datatilsynet
    www.datatilsynet.dk 

  • Tyskland:
    • Varje enskild tysk delstat har en dataskyddsmyndighet som ansvarar för verkställigheten av dataskyddslagstiftningen och som fungerar som behörig myndighet för personuppgiftsansvariga etablerade i delstaten i fråga.
  • Nederländerna:
    Autoriteit Persoonsgegevens  
    autoriteitpersoonsgegevens.nl
  • Storbritannien:
    Information Commissioner’s Office (ICO)
    ico.org.uk
  • Schweiz:
    Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC)

    www.edoeb.admin.ch

  • Litauen:
    Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
    ada.lt