Utmaning

Expand är föregångare inom tillverkning och marknadsföring av portabla mediadisplayer och ett av de ledande företagen på världsmarknaden.

Företaget tillverkar bland annat mässmontrar, fotoväggar och roll-ups, allt från den lilla till den stora bilden. Expand är ett svenskt företag med egen produktion i Anderstorp i Småland och huvudkontoret i Stockholm. De finns representerade genom nio egna kontor i sju länder, och genom samarbete med mer än 3300 återförsäljare i totalt 61 länder.

Expand arbetar med tusentals kunder och de anställda arbetade tidigare på olika sätt. Det fanns ingen tydlig sammansatt överblick över kunderna vilket resulterade i att det var svårt att följa upp kunddialogen. Att hantera offerter var en utmaning, dels skickades det ut offerter som skiljde sig åt grafiskt och dels var det svårt att få en helhetsvy över hur många offerter som var aktiva.

I tillägg till det var det utmanande för säljsupporten att hantera alla ordrar via olika mappar i Outlook. Att hantera en order innebär att säljsupporten är länken mellan säljaren, kunden och tryckeriet. Innan en produkt är klar för tryck sker det flertalet korrektur och avstämningar, helt enkelt en komplex hantering med många dialoger och individer inblandade.

När Outlook-korgen blev full och behövde rensas tappade de ibland viktig information och det var svårt att hitta rätt information i mappstrukturen.

Lösning

Expand använder SuperOffice molnversion och en tydlig säljprocess har implementerats som Sales-funktionerna i SuperOffice stödjer.

Säljarna kan även arbeta mer proaktivt genom att de har tillgång till att göra egna professionella e-postutskick

Service-funktionen används primärt av säljsupporten för att hantera ordrar. Nu sparas alla ordrar och historik som ärenden under respektive kundkort i SuperOffice vilket gör informationen tillgänglig för alla. Via Service-funktionen hanteras även supportärenden och för att höja upp servicenivån används Chat-funktionen på hemsidan.

Resultat

Tack vare att Expand tog ett nytt grepp 2015 över hur de skulle använda SuperOffice och ledningens tydliga engagemang, använder idag alla SuperOffice som ett strategiskt verktyg.

Säljarna mäts utifrån vad som är registrerat i SuperOffice och de kan följa pipeline på detaljnivå. Expand upplevs som ett mer professionellt företag, kund får återkoppling enligt vad som avtalats och alla offerter har numera en enhetlig grafisk profil.

Ledningen kan tydligt följa pipeline och säljteamet kan coachas på ett bättre sätt än tidigare. Genom att alla ordrar och supportärenden nu synliggörs i CRM:et kan säljarna alltid få en helthetsvy över vilka ordrar som registrerats och vilka öppna supportärenden som kunden kan tänkas ha.

Nästa steg är att alla Account Managers som också lägger order ska börja använda Service-modulen, så att alla arbetar på ett enhetligt sätt med orderhanteringen.